Balıkesir'deki işletmelerde hangi işler otomatikleşebilir?
Otomasyon fikri çoğu zaman soyut kalıyor. Aşağıdakiler Balıkesir'in iş yapısında sık karşılaştığımız, somut örnekler:
- Peynir ve süt ürünleri üreticisi: bayi ve market siparişleri WhatsApp, e-posta ve telefondan dağınık geliyor. Hepsini tek sipariş tablosunda toplayıp sevkiyat listesine dönüştüren bir akış kurulabilir.
- Zeytinyağı üreticisi: ambalaj, sevkiyat ve ürün bilgisiyle ilgili tekrar eden alıcı sorularına, sizin onayladığınız bilgilerden yanıt taslağı hazırlayan bir sistem.
- Ayvalık, Akçay ve Erdek'te otel veya pansiyon: sezonda aynı sorular yüzlerce kez geliyor: müsaitlik, ulaşım, evcil hayvan, kahvaltı. Türkçe soruları yanıtlayan, karmaşık konuda resepsiyona devreden bir sohbet asistanı.
- Bandırma limanı çevresindeki gıda ve sanayi işletmeleri: gelen e-postaları konuya göre ayıran, fatura ve irsaliye bilgisini okuyup tabloya yazan düzen.
- Altıeylül ve Karesi'deki esnaf: randevu hatırlatması, yorum yanıtı taslağı, haftalık satış özeti.
- Tarım ve hayvancılık işletmeleri: veri girişi sahadan yapılıyor, rapor için masa başında yeniden yazılıyor. Sesli not ya da fotoğraftan kayıt oluşturan bir akış bu çifte emeği ortadan kaldırabilir.
Bu örneklerin ortak yanı, işin zaten yapılıyor olması. Yapay zeka sıfırdan yeni bir iş icat etmiyor, var olan işi daha az zamanda ve daha az hatayla yürütüyor. Bu yüzden ilk soru "ne yapabiliriz?" değil, "haftanızın hangi kısmı kendini tekrar ediyor?" oluyor.
Yapay zeka mı, sade otomasyon mu gerekiyor?
Her iş için yapay zeka gerekmiyor. Kuralı net olan işler, örneğin "sipariş gelince şu tabloya yaz, şu kişiye bildir", sade otomasyonla daha güvenilir ve daha ucuz çözülür. Yapay zeka, ancak metni anlamak gerektiğinde devreye giriyor: serbest yazılmış bir mesajın ne istediğini çıkarmak, uzun bir yazışmayı özetlemek gibi.
Karar verirken tek bir soru soruyoruz: sistem hata yaparsa ne olur? Yanlış bir otel yanıtı ile yanlış bir fatura kaydının bedeli aynı değil. Hatanın pahalı olduğu yerde çıktıyı bir insanın onaylaması, akışın kalıcı bir parçası oluyor.
Varsayalım ki bir peynir üreticisine "Perşembe için yirmi kutu tam yağlı, on kutu light" gibi serbest yazılmış bir sipariş mesajı geldi. Sade otomasyon bunu anlayamaz. Yapay zeka ürünü ve adedi çıkarıp tabloya yazar, belirsiz bir şey görürse size sorar. Sonrasındaki sevkiyat bildirimi gibi kalan işi ise yine sade otomasyon üstlenir.
Verinizi nereye verdiğiniz neden önemli?
Müşteri adı, telefon, sipariş geçmişi gibi bilgiler kişisel veri sayılır. Yapay zeka kullanan bir akışta bu bilgilerin hangi servise gittiğini baştan yazılı olarak netleştiriyoruz. Gerekmeyen kişisel bilgiyi yapay zekaya hiç göndermeyen bir düzen kurmak çoğu zaman mümkün.
Kullandığınız programlarla konuşabilmek de aynı ölçüde önemli. Excel dosyalarınız, ön muhasebe programınız ya da e-ticaret siteniz varsa, veri alışverişinin mümkün olup olmadığını keşif görüşmesinde kontrol ediyoruz. Bağlanamayan bir otomasyon, yeni bir elle kopyalama işine dönüşür.
Çıktıyı kimin gördüğü de önemli. Müşteriye doğrudan giden her yanıtın başlangıçta personel onayından geçmesini, sistem güvenilir olduğunu gösterdikçe bunu daha seyrek yapmayı öneriyoruz.
Balıkesir'de işe nasıl başlıyoruz?
İlk adım ücretsiz keşif görüşmesi. Balıkesir ve ilçelerindeki işletmelerle bunu yüz yüze, işin yapıldığı yerde yapabiliyoruz; çünkü otomasyon fırsatı çoğu zaman masada değil, depoda ya da resepsiyonda ortaya çıkıyor.
Görüşmede en çok zaman alan işi birlikte seçiyoruz ve küçük başlıyoruz. İş yazılı teklifte netleşiyor. Teslimde kurulan akışların kaynak kodunu ve yönetim panelini size veriyoruz. Hosting ilk yıl proje fiyatına dahildir, sonraki yıllar yıllık ücretlidir. Kaynak kod her zaman size aittir; istediğiniz zaman başka bir sunucuya taşıyabilirsiniz.
Akışı sizinle birlikte deniyoruz; ilk kullanımlarda gerçek işte nerede takıldığını görüyor ve düzeltiyoruz. Sistem sahada oturmadan ikinci bir akışa geçmiyoruz.
Otomasyon almadan önce neyi toparlamalısınız?
Bir işi otomatikleştirebilmek için önce nasıl yapıldığının yazılı olması gerekiyor. Süreç yalnızca bir çalışanın aklındaysa, ilk iş onu kâğıda dökmek. Bunu birlikte yapıyoruz, ama sistem kurmadan önce yapıyoruz.
Büyük bir iş akışına, örneğin bayi portalı ya da üretim takibine ihtiyaç duyuyorsanız bu, otomasyondan çok yazılım projesi. Böyle durumlarda kurumsal yazılım hizmetimizle birlikte değerlendiriyoruz.
Zamanlama da önemli. Kıyıdaki işletmeler için sezon başladıktan sonra yeni bir sistem kurmak, en yoğun dönemde yeni bir alışkanlık öğretmek demek. Mümkünse sezon öncesindeki sakin dönemde kurup denemek çok daha rahat oluyor.
